Koinon-Portal
Koinon (von altgriechisch "zusammen", "gemeinsam", "Bund") ist ein webbasiertes Tool, das darauf abzielt, die von den dezentralen Einheiten der TUM durchgeführten Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.
Die Zielgruppe oder Nutzerbasis der Software sind daher in erster Linie Studierenden, Mitarbeiter der Lehrstühle (auf allen Hierarchieebenen) und des School Office, aber es ist nicht ausgeschlossen, dass auch Mitarbeiter der zentralen Verwaltung für bestimmte Prozesse teilnehmen.
Zu den Vorteilen, die die Benutzer von der Nutzung der Software erwarten können, gehören sicherlich die gesteigerte Effizienz und die verbesserte Produktivität. Dies liegt an der Klärung und Standardisierung von Prozessen, der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, der Abschaffung von Papierformularen, die per Hauspost verschickt werden, oder von PDFs, die per E-Mail verschickt werden, der Bereitstellung einer Fülle von anpassbaren automatisierten Mitteilungen/E-Mails, die nach jedem Prozessschritt an die richtige Zielgruppe geschickt werden, und der Integration mit anderer TUM-Software (TUM-Online, SAP usw.).
Da Koinon ein webbasiertes Tool ist, ist es mit allen gängigen Webbrowsern und Betriebssystemen kompatibel, kann von Computer oder Smartphone aus genutzt werden und verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Corporate Design der TUM respektiert.
Hier an der TUM School of Life Sciences ist das Koinon-Portal unter der Adresse koinon.ls.tum.de erreichbar.
- Vergabe von Berechtigungen in TUMonline (für Einrichtungen ohne eigenen Beauftragten)
- Beschaffung von Hardware über die Webshops der TUM-Rahmenvertragspartner (TUM WebShop)
- Freischaltung als TYPO3-Backend-Redakteur/-in für die Webseiten der Einrichtung
- Beantragung von Berechtigungen für das Modul "Zeiterfassung" für studentische Hilfskräfte (HiWis)
- Beantragung einer Mitgliedschaft in der OMERO-Arbeitsgruppe (Zugriff auf CALM-Booking)
Das System vereinfacht die Verwaltung von Hiwi-Beschäftigten, ihrer Arbeitszeiten und Urlaubsanträge und ermöglicht den Export von Arbeitszeitdaten.
- Hiwi-Verwaltung: Die Schulverwaltung kann Hiwi-Datensätze und -Verträge anlegen, ändern und löschen. Vorsitzende haben Einblick in die Datensätze ihres Zuständigkeitsbereichs und können diese exportieren.
- Urlaubsanträge: Hiwis können hier Anträge für Urlaub und Feiertage einreichen. Eine zuständige Person kann diese Anträge prüfen und genehmigen oder ablehnen.
- Arbeitszeiterfassung:
• Hiwi-Verlauf: Hiwi-Beschäftigte können ihre Arbeitsstunden eintragen.
• Meine Anwesenheit: Auf dieser Seite haben Hiwis die Möglichkeit, ihre Arbeitsstunden zu erfassen, zu bearbeiten und zu löschen sowie vergangene Einträge einzusehen.