Ausgewählte Ausschreibungen

Die Technische Universität München (TUM) ist eine der erfolgreichsten wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland und Europa. Die TUM School of Life Sciences umfasst drei Forschungsdepartments und derzeit 30 Studiengänge, 4 davon ausschließlich in englischer Sprache. Die interdisziplinäre Verschränkung aller Bereiche der Lebenswissenschaften an einem Standort ermöglicht die integrierte Erforschung biologischer Systeme und bildet sich auch im vielseitigen und interdisziplinären Studienangebot der School ab. 

Das Campus Office ist der Dreh- und Angelpunkt der Studienangelegenheiten an der TUM School of Life Sciences. Hier ist in Teilzeit (75 %) zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position zu besetzen:

Ihr Aufgabengebiet

• Administrative Abwicklung von Studierendenanträgen (u.a. Verbuchung von Anerkennungen, Datenabgleich von Abschlussarbeitsanmeldungen, Pflege des Rankingportals)
• Unterstützung der Schriftführungen der Prüfungsausschüsse bei der Kommunikation von Beschlüssen
• Allgemeine administrative Tätigkeiten (u.a. Noteneintragungen, Attestverbuchungen)
• Dokumentation von bestehenden und neu definierten Prozessabläufen im Prüfungsmanagement der TUM School of Life Sciences
• Mitarbeit in Projekten zur konzeptionellen und operativen Weiterentwicklung des Prüfungsmanagements
• Aktualisierung eines Wiki-Bereichs für Prüfungsangelegenheiten
• Organisation von Teambesprechungen und Mitarbeit in der Koordination von Teamaufgaben und teamüberfreifenden Prozessabläufen innerhalb des Campus Office  
• Aktualisierung von prüfungsrelevanten Informationen auf den Webseiten der School 

Unser Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung in Bürokommunikation oder sonstige Fachangestelltenausbildung
• Fundierte Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat oder Teamassistenz (gerne im Hochschulwesen)
• Ausgeprägte Serviceorientierung, strukturierte Arbeitsweise und gute Selbstorganisation
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und proaktive Persönlichkeit sowie Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Freundliches und professionelles Auftreten

Wir bieten Ihnen

Eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten Team und in einem dynamischen Umfeld. Unsere Zusammenarbeit ist geprägt durch eine offene und kooperative Arbeitsatmosphäre. Der Dienstort ist Freising, die Beschäftigung erfolgt nach TV-L, max. E8. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, qualifizierte Kandidatinnen werden deshalb nachdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlichen Leistungen bevorzugt eingestellt.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit dem Betreff „Teamassistenz PM“, gerne in elektronischer Form in einer einzelnen PDF-Datei bis spätestens 31.03.2025 an application-schooloffice(at)ls.tum.de. Schriftliche Bewerbungen bitte an Frau Dr. Astrid Bauer, Technische Universität München, TUM School of Life Sciences, School Office, Alte Akademie 8, 85354 Freising. Im Fall der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nicht zurücksenden können.

Die Technische Universität München (TUM) ist eine der führenden wissenschaftlichen Einrichtungen in Deutschland und Europa. Die TUM School of Life Sciences vereint an einem Standort drei Forschungsdepartments und bietet derzeit 24 Studiengänge an, darunter 4 englischsprachige Programme. Die School fokussiert sich auf interdisziplinäre Zusammenarbeit aller Bereiche der Lebenswissenschaften unter dem Konzept „One Health“, das die Verbindungen zwischen Mensch, Tier und Umwelt betont und eine ganzheitliche Erforschung biologischer Systeme fördert.

Das Student Mobility Office der TUM School of Life Sciences unterstützt Studierende unserer School sowie Gaststudierende bei der Planung, Umsetzung und Anerkennung von Auslandssemestern und -praktika und führt die dafür notwendige Verwaltung durch.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie Studierende bei der Vorbereitung, Umsetzung und Anerkennung von Auslandsaufenthalten und führen die dafür notwendigen Verwaltungstätigkeiten durch. Zudem helfen Sie beim Aufbau und der Weiterentwicklung von unterstützenden Informationsmaterialien sowie Verwaltungsprozessen. Ihre Aufgaben umfassen:

• Betreuung und Abwicklung von Verwaltungsabläufen rund um Auslandsaufenthalte von Studierenden, z. B. Bewerbungen für Austauschprogramme, Vergabe von Plätzen, Nominierungen sowie die Bearbeitung von Learning Agreements und Aufenthaltsbescheinigungen.
• Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für Studierende (z. B. Welcome- und Info-Veranstaltungen).
• Beantwortung von Fragen zu Austauschprogrammen (z. B. ERASMUS, TUMexchange) für Studierende der TUM School of Life Sciences und internationale Austausch-Studierende.
• Weitergabe präziser Informationen an internationale Studierende, um ihnen einen eigenständigen Einstieg ins Studium zu ermöglichen – etwa zu Wohnraumsuche, Buddy-Programmen und weiteren Themen.
• Pflege von Informationsmaterialien (Website, Wiki, Präsentationen).
• Datenhaltung, Auswertungen, sowie Dokumentation von Prozessen.
• Pflege und Verwaltung von Austausch-Verträgen mit unseren Partner-Universitäten.

Fachliche Anforderungen

• Einschlägige Berufsausbildung oder Studium (max. Bachelorabschluss), idealerweise in den Bereichen Internationale Bildung, Verwaltungswissenschaften, Lebenswissenschaften oder einem verwandten Bereich.
• Erste Erfahrung im Hochschulmanagement oder in wissenschaftsnahen Institutionen; gute Kenntnisse hochschulinterner Strukturen, Verfahren und Abläufe.
• Erfahrung in der Planung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Welcome Days) einschließlich Budgetkontrolle und Teilnehmerkommunikation.
• Erfahrung im internationalen Kontext, z.B. durch Auslandsaufenthalte, Praktika oder Betreuung internationaler Studierender, vorzugsweise im Hochschulwesen.
• Digitale Affinität, sicherer Umgang mit gängigen Softwareprogrammen, gute Fähigkeiten in der Strukturierung und Auswertung von Daten (Excel, Datenbanken)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Formulierungsgabe bei der schriftlichen Kommunikation und der Erstellung von Informationsmaterialien und Prozessdokumentationen.

Persönliche Eigenschaften

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Aufgaben strukturiert und effizient zu verfolgen. Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise mit Fokus auf rechtssicherem Handeln. Bereitschaft zur Durchführung administrativer Prozesse nach festgelegten Vorgaben.
• Kommunikationsstärke (mündlich und schriftlich) für Informationsgespräche und die präzise Vermittlung von Verfahrensabläufen gegenüber Studierenden unterschiedlicher akademischer Hintergründe.
• Teamfähigkeit und kooperative Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.
• Hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, Arbeitsabläufe lösungsorientiert zu gestalten und zu optimieren.
• Dienstleistungsorientierung und interkulturelle Kompetenz im Umgang mit internationalen Studierenden.

Wir bieten Ihnen

Freuen Sie sich auf eine interessante, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochmotivierten Team und einem dynamischen Umfeld. Unsere Zusammenarbeit ist geprägt durch eine offene und kooperative Arbeitsatmosphäre. Der Dienstort ist Freising, die Beschäftigung erfolgt nach TV-L bis maximal E9. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, qualifizierte Kandidatinnen werden deshalb nachdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlichen Leistungen bevorzugt eingestellt.

Die Vollzeitstelle ist grundsätzlich teilzeitfähig und kann ggf. auch geteilt werden. 

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Senden Sie diese bitte bis spätestens 31.03.2025 elektronisch an Frau Dr. Astrid Bauer:

application-schooloffice(at)ls.tum.de 

Schriftliche Bewerbungen bitte an Frau Dr. Astrid Bauer, Technische Universität München, TUM School of Life Sciences, School Office, Alte Akademie 8, 85354 Freising. Im Fall der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nicht zurücksenden können.